تسهیلگری در جلسات سازمانی نقش حیاتی در کمک به گروه‌ها برای داشتن بحث‌های سازنده و تصمیم‌گیری‌های دشوار دارند. در محیط کسب‌وکار پرشتاب امروزی، جلسات بخش اجتناب‌ناپذیری از همکاری و تصمیم‌گیری هستند. با این حال، همه جلسات به طور یکسان ایجاد نمی‌شوند. موفقیت هر جلسه‌ای اغلب به مهارت‌ها و ویژگی‌های تسهیلگر بستگی دارد. یک تسهیلگر حرفه‌ای جلسات چیزی بیش از یک وقت‌نگهدار است؛ آنها متخصص مدیریت پویایی گروه، ترویج ارتباطات شفاف و هدایت تیم‌ها به سمت نتایج سازنده هستند.
در این مقاله به تعریف تسهلگیر، ویژگی‌های او، مهارت‌ای مورد نیازش و نقشی که در جلسات سازمانی ایفا می‌کند می‌پردازیم.
تسهیلگر کیست؟
تسهیلگر شخصی است که در طول جلسات یا بحث‌ها به گروهی از افراد کمک می‌کند تا بهتر با هم کار کنند، اهداف مشترک خود را درک کنند و برای دستیابی به این اهداف برنامه‌ریزی کنند. در انجام این کار، تسهیلگر «بی‌طرف» باقی می‌ماند، به این معنی که موضع خاصی در بحث اتخاذ نمی‌کند برخی از ابزارهای تسهیلگر سعی می‌کنند به گروه در دستیابی به اجماع در مورد هرگونه اختلاف نظری که از قبل وجود داشته یا در جلسه پدیدار می‌شود، کمک کنند تا مبنای محکمی برای اقدامات آینده داشته باشد.
مایک دویل در کتاب راهنمای تسهیلگر برای تصمیم‌گیری مشارکتی تسهیلگر را این‌گونه تعریف می‌کند:
“فردی که گروه‌ها و سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا مؤثرتر کار کنند؛ با هم همکاری کنند و به هم‌افزایی دست یابند . او یک فرد «بی‌طرف از نظر محتوا» است که با عدم جانبداری یا ابراز یا حمایت از یک دیدگاه در طول جلسه، می‌تواند از رویه‌های منصفانه، باز و فراگیر برای انجام کار گروه حمایت کند.”
همچنین بِنِز در راهنمای جیبی تسهیلگری تعریف می‌کند:
“کسی که ساختار و فرآیند تعاملات را طراحی می‌کند تا گروه‌ها بتوانند به طور مؤثر عمل کنند و تصمیمات با کیفیتی بگیرند. یک یاور و توانمندساز که هدفش حمایت از دیگران در دستیابی به اهدافشان است.”
تسهیگر جلسات کیست؟
یک تسهیلگر جلسه یا هماهنگ‌کننده جلسه، بر بحث گروهی نظارت می‌کند و تضمین می‌کند که شرکت‌کنندگان جلسه‌ای کامل، موفق و کارآمد داشته باشند. این افراد ممکن است در یک موضوع خاص متخصص نباشند، اما معمولاً دانش اولیه در آن حوزه را دارند و می‌توانند مشارکت فعال شرکت‌کنندگان را تضمین کنند. آنها همچنین دستور کار جلسه را حفظ می‌کنند و مطمئن می‌شوند که بحث‌ها از موضوعات اصلی منحرف نمی‌شوند.
تسهیلگران معمولاً هدفشان ایجاد محیطی فراگیر است که شرکت‌کنندگان را تشویق کند تا آزادانه افکار خود را به اشتراک بگذارند. آنها می‌توانند با ایجاد یک برنامه ساختاریافته که شامل شروع‌کننده‌های مکالمه و جدول زمانی باشد، کارایی و بهره‌وری را افزایش دهند.
چگونه تسهیلگر جلسات را هدایت می‌کند؟
در اینجا هشت مرحله وجود دارد که یک تسهیلگر جلسه می‌تواند برای هدایت مؤثر جلسه دنبال کند:
ایجاد دستور جلسه
تسهیلگر باید فهرستی از فعالیت‌ها یا موضوعاتی تهیه کند که قرار است در جلسه مورد بحث قرار گیرند. دستور جلسه مؤثر نقش مهمی در هدایت گفت‌وگوها و موفقیت جلسه دارد. تهیه و به‌اشتراک‌گذاری این دستور جلسه با شرکت‌کنندگان پیش از جلسه، به آنها کمک می‌کند تا با اهداف و نتایج مورد انتظار آشنا شده و برای مشارکت فعال آماده شوند.
طرح پرسش‌های ورود به جلسه
پیش از شروع رسمی جلسه، تسهیلگر می‌تواند با مطرح کردن چند پرسش ساده، ارتباطی صمیمی میان اعضا ایجاد کرده و مشارکت را تشویق کند. این پرسش‌ها ممکن است درباره فعالیت‌های شخصی، علاقه‌مندی‌ها یا حجم کاری فعلی افراد باشد.
مرور دستور جلسه قبلی
در جلسات دوره‌ای، تسهیلگر می‌تواند خلاصه‌ای از موارد مطرح‌شده در جلسه قبلی را ارائه دهد. این مرور به پیگیری پیشرفت پروژه کمک می‌کند و فرصتی برای ارزیابی عملکرد اعضا فراهم می‌آورد.
تخصیص نقش‌ها به شرکت‌کنندگان
با واگذاری نقش‌هایی مانند زمان‌سنج، ثبت‌کننده، تصمیم‌گیرنده یا نماینده صدای مشتری به اعضای تیم، تسهیلگر می‌تواند احساس مسئولیت‌پذیری و درگیری بیشتری در جلسه ایجاد کند. این نقش‌ها بهتر است پیش از جلسه مشخص شوند تا افراد فرصت آماده‌سازی داشته باشند.
گوش دادن فعال
تسهیلگر باید با تمرکز بر سخنان شرکت‌کنندگان، پرسیدن سؤالات مرتبط و ارائه بازخوردهای غیرکلامی مانند تکان دادن سر یا تماس چشمی، گوش دادن فعال را تمرین کند. در صورت نیاز، می‌تواند درخواست توضیح یا شفاف‌سازی بیشتری نیز داشته باشد.
تشویق به مشارکت
در مواردی که یک یا چند نفر گفت‌وگو را در اختیار می‌گیرند، تسهیلگر باید فضای جلسه را طوری مدیریت کند که همه شرکت‌کنندگان بتوانند نظر خود را بیان کنند. او می‌تواند با پرسیدن سؤالات باز از اعضای کم‌حرف‌تر، آنها را به مشارکت دعوت کند.
پایان‌بندی مؤثر جلسه
در پایان جلسه، تسهیلگر باید از ثبت درست تصمیمات و وظایف اطمینان حاصل کرده و با تأکید بر نتایج جلسه، درک وظایف توسط شرکت‌کنندگان را بررسی کند. همچنین باید زمانی برای پرسش‌های پایانی اختصاص داده و در نهایت از حضور افراد تشکر کند.
به اشتراک‌گذاری یادداشت‌های جلسه
یادداشت‌های ثبت‌شده توسط مسئول مربوطه باید با همه شرکت‌کنندگان و افراد ذی‌نفع به اشتراک گذاشته شود تا جزئیات جلسه ثبت و قابل مراجعه باشند. این کار برای افراد غایب نیز بسیار مفید خواهد بود.
نقش تسهیلگر در جلسات سازمانی
تسهیلگری یکی از مهارت‌های بنیادین برای رهبران، مدیران، مربیان و افرادی است که مسئولیت هدایت جلسات، کارگاه‌ها یا فرآیندهای گروهی را بر عهده دارند. یک تسهیلگر مؤثر نه‌تنها جلسه را اداره می‌کند، بلکه فضای تعامل و همکاری را پرورش می‌دهد و مسیر رسیدن به تصمیم‌های مشترک و مؤثر را هموار می‌سازد. در ادامه به بررسی هشت نقش مهمی می‌پردازیم که یک تسهیلگر در طول فرآیند تسهیل ایفا می‌کند. این نقش‌ها بر اساس مقاله‌ای تحت همین عنوان در مجله leadership strategies آمده است:
۱. راهنمای مسیر جلسه (Meeting Guide)
تسهیلگر همانند یک راهنما، مسئول طراحی و هدایت مسیر جلسه است. او با تنظیم ساختاری مشخص برای جلسه، از جمله تهیه دستور جلسه، مدیریت زمان و اولویت‌بندی موضوعات، مسیر گفت‌وگو را به‌گونه‌ای پیش می‌برد که از حاشیه رفتن جلوگیری شود. یک تسهیلگر آگاه، در عین حفظ چارچوب، انعطاف‌پذیر است و می‌تواند در صورت لزوم مسیر گفتگو را متناسب با نیاز گروه تنظیم کند.
۲. محرک مشارکت جمعی (Engagement Catalyst)
در جلسات، ممکن است برخی افراد ساکت بمانند یا فضای گفتگو در اختیار تعداد محدودی قرار گیرد. وظیفهٔ تسهیلگر این است که شرایطی برابر و ایمن برای مشارکت همه اعضا ایجاد کند. او با طرح سوالات باز، فضای دوستانه و حمایت‌گرانه‌ای ایجاد می‌کند تا همه احساس کنند صدای آنها شنیده می‌شود و نظرشان ارزشمند است.
۳. شنوندهه‌ی فعال و دقیق (Active Listener)
گوش دادن مؤثر، یکی از ابزارهای کلیدی در دست تسهیلگر است. او با دقت به گفته‌ها، احساسات و پیام‌های غیرکلامی توجه می‌کند تا نه‌تنها گفته‌ها، بلکه نیت‌ها و دغدغه‌های پشت آنها را نیز درک کند. تسهیلگر با بازتاب صحبت‌ها، درخواست شفاف‌سازی و ابراز همدلی، فضای اعتماد را در گروه تقویت می‌کند.
۴. میانجی در زمان تعارض (Conflict Resolver)
وقوع اختلاف‌نظر در جلسات امری طبیعی است. تسهیلگر در چنین شرایطی نقش یک میانجی بی‌طرف را ایفا می‌کند که هدفش تبدیل تعارض‌ها به فرصت‌هایی برای رشد و یادگیری است. او با استفاده از تکنیک‌های ارتباطی سازنده، به اعضا کمک می‌کند دیدگاه یکدیگر را بهتر درک کرده و به راه‌حل‌های مشترک برسند.
۵. تسهیلگر تصمیم‌گیری گروهی (Decision-Making Enabler)
رسیدن به تصمیم نهایی اغلب یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر جلسه است. تسهیلگر با فراهم‌کردن بستر مناسب، کمک می‌کند تا همه دیدگاه‌ها شنیده شوند و فرآیند تصمیم‌گیری شفاف و عادلانه پیش رود. او ممکن است از روش‌هایی مانند اجماع، رأی‌گیری یا تحلیل مزایا و معایب استفاده کند تا گروه به نتیجه‌ای کارآمد و قابل اجرا دست یابد.
۶. نگهبان تمرکز و هدف (Focus Keeper)
در جلسات، منحرف شدن از موضوع اصلی بسیار رایج است. تسهیلگر با مهارتی که در مدیریت گفتگو دارد، مسیر را به سمت اهداف اصلی جلسه بازمی‌گرداند. او اطمینان حاصل می‌کند که بحث‌ها در جهت پیشرفت و دستیابی به نتایج ملموس باقی بمانند.
۷. تقویت‌کننده انگیزه و انرژی (Motivator)
فضای خشک یا پراسترس می‌تواند مشارکت را کاهش دهد. تسهیلگر با برخوردی مثبت، زبان بدنی پرانرژی و تشویق‌های هدفمند، روحیه گروه را بالا نگه می‌دارد. او با بهره‌گیری از ابزارهایی چون بازی‌های تعاملی، یخ‌شکن‌ها یا بازخوردهای مثبت، فضای مشارکتی و پرشور خلق می‌کند.
۸. ارزیاب و تسهیلگر یادگیری (Evaluator & Improver)
تسهیلگری به پایان جلسه محدود نمی‌شود. تسهیلگر بعد از جلسه با جمع‌آوری بازخوردها، تحلیل آنها و بررسی روند جلسه، نقاط قوت و قابل بهبود را شناسایی می‌کند. این ارزیابی‌ها به او کمک می‌کنند تا جلسات آینده را به شکلی مؤثرتر طراحی کرده و بهره‌وری را افزایش دهد.
مهارت‌های تسهیلگری جلسات
افرادی که قصد دارند تسهیلگری جلسات را چه به عنوان یک فعالیت جانبی و چه به عنوان یک مسیر حرفه‌ای بر عهده بگیرند باید مجموعه‌ای از مهارت‌های کلیدی را در در خود پروش دهند. ممکن است برخی از این مهارت‌ها را از قبل کسب کرده باشند، اما در صورتی که هنوز در همه زمینه‌ها تسلط کامل ندارند، ضروری است پیش از شروع هدایت تیم‌ها به سوی جلساتی مؤثر و ماندگار، روی این توانمندی‌ها کار کنند.
گوش دادن فعال
گوش دادن فعال به معنای استفاده از تماس چشمی، زبان بدن و سایر نشانه‌های غیرکلامی برای نشان دادن توجه کامل به گوینده است. این مهارت به تسهیلگر امکان می‌دهد تا نه‌تنها کلمات، بلکه احساسات و انگیزه‌های پنهان در پس گفته‌های شرکت‌کنندگان را نیز درک کند. برای گوینده، این توجه به معنای دیده و شنیده شدن است و باعث می‌شود احساس کند نظراتش ارزشمند و معتبر تلقی می‌شود.
همدلی
همدلی از ارکان اساسی در تسهیلگری موفق محسوب می‌شود. تسهیلگری که توانایی ایجاد محیطی همدلانه و مشارکتی را دارد، می‌تواند فضای امنی فراهم کند که در آن اعضای تیم آزادانه ایده‌پردازی کرده و راه‌حل‌های خلاقانه ارائه دهند. تسهیلگر با نشان دادن همدلی و برخوردی حمایتگرانه، الگویی مثبت برای سایر اعضا ایجاد می‌کند.
شور و شوق
برای نگه‌داشتن فضای جلسه در سطحی پویا و جذاب، تسهیلگر باید خود دارای انرژی و اشتیاق بالا باشد. زمانی که پویایی گروه کاهش می‌یابد، او باید با طرح پرسش‌های هدفمند، ارائه توضیحات الهام‌بخش در خصوص موضوعات پیچیده، و تشویق افراد، سطح انگیزه را حفظ کند. تبدیل مفاهیم دشوار به بحث‌های آموزنده و جذاب، از جمله چالش‌هایی است که نیاز به اشتیاق و خلاقیت دارد.
دیپلماسی
تسهیلگر موفق، فردی است که توانایی مدیریت اختلاف‌نظرها، میانجیگری در مباحثات حساس، و تشویق اعضای ساکت‌تر به مشارکت را دارد. این وظایف نیازمند دیپلماسی بالا و مهارت‌های تعاملی پیشرفته هستند. او باید بتواند نظرات گوناگون را با احترام بشنود و بدون تحمیل دیدگاه شخصی، مسیر جلسه را به سمت نتایج مؤثر هدایت کند.
عینیت
بی‌طرفی یکی از اصول حیاتی در تسهیلگری جلسات است. تسهیلگر باید نسبت به درگیری‌های درون‌سازمانی، منافع شخصی و جهت‌گیری‌های خاص، مصون و بی‌طرف باقی بماند. با حفظ عینیت و تمرکز بر فرایند، می‌توان اطمینان حاصل کرد که نتایج جلسه بازتاب واقعی گفت‌وگوها و نیازهای جمعی است، نه تحت تأثیر قدرت‌ها یا اولویت‌های فردی.
عوامل موثر بر موفقیت تسهیلگر در یک جلسه چیست؟
- بحث را جذاب و پویا نگه دارد تا مشارکت افزایش یابد و فضای راحت‌تری برای بیان نظرها ایجاد شود.
- اعتماد به نفس داشته باشد تا اعتماد سایرین را جلب کرده و جلسه را با تسلط مدیریت کند.
- به‌خوبی آماده شود و از صحت منابع و ابزارها، به‌ویژه در جلسات آنلاین، اطمینان حاصل کند.
- بی‌طرف باقی بماند و از ورود تعصبات شخصی در روند جلسه خودداری کند تا بتواند نقش تسهیلگر را مؤثرتر ایفا کند.
نتیجه گیری
نقش یک تسهیلگر حرفه‌ای جلسات بسیار فراتر از صرفاً پیگیری زمان یا هدایت مکالمه است. این نقش نیازمند ترکیبی از مهارت‌های قوی بین فردی، هوش هیجانی و توانایی مدیریت پویایی‌های پیچیده گروهی است. بی‌طرفی، گوش دادن فعال، ارتباط و حل تعارض تنها برخی از ویژگی‌هایی هستند که یک تسهیلگر عالی را متمایز می‌کنند. تسهیل‌گرها با تجسم این ویژگی‌ها، به تیم‌ها کمک می‌کنند تا به طور مؤثرتری همکاری کنند، تصمیمات بهتری بگیرند و به اهداف جلسه خود با کارایی بیشتری دست یابند.
اگر علاقه‌مند به یادگیری مهارت‌های تسهلیگری هستید دوره تسهیلگری مدرسه کوچینگ ویز می‌تواند به شما در این مسیر کمک کند.
