وقتی یک گفتوگو در ذهن ما گره میخورد یا یک جلسه مهم سازمانی بارها به بنبست میرسد، معمولا مسئله فقط کمبود ایده نیست. گاهی شیوه گفتوگو، پیشفرضهای ذهنی یا حتی نحوه مطرح شدن مسئله، اجازه نمیدهد افراد تصویر روشنی از موضوع داشته باشند. اینجاست که تسهیلگری میتواند به باز شدن مسیر کمک کند.
اگر بخواهیم بدانیم تسهیلگری چیست، باید آن را بیشتر از اداره یک جلسه بدانیم. تسهیلگر بدون تحمیل نظر شخصی، به افراد و تیمها کمک میکند بهتر فکر کنند، حرف بزنند و مسیر پیشرو را پیدا کنند.
تسهیلگری چیست و چرا در توسعه فردی و سازمانی اهمیت دارد؟
وقتی از خودمان میپرسیم تسهیلگری چیست، در واقع میخواهیم بدانیم چطور میتوانیم به افراد و تیمها کمک کنیم تا خودشان بهتر فکر کنند، گفتوگو کنند و به یک جمعبندی برسند؛ بدون اینکه پاسخ آمادهای از بیرون به آنها تحمیل شود.
در این فرایند، نقش تسهیلگر بیشتر ایجاد و نگهداشتن فضای مناسب برای گفتوگوست، نه ارائه راهحل. به همین دلیل، مهارتهایی مثل گوش دادن، پرسیدن سؤالهای درست و کنار گذاشتن قضاوت اهمیت زیادی پیدا میکنند. برای مدیرانی که میخواهند این مهارتها را جدیتر یاد بگیرند، آموزش و تمرین مستمر میتواند نقطه شروع مناسبی باشد.
منظور از تسهیلگری چیست؟
انجمن توسعه استعداد تسهیلگری را هدایت یک گروه برای رسیدن به هدفی مشترک میداند، درحالیکه تسهیلگر نسبت به نتیجه نهایی بیطرف میماند.
در محیط کار، این یعنی تسهیلگر بهجای اینکه بگوید چه تصمیمی درست است، کمک میکند اعضای گروه مسئله را روشنتر ببینند و فرصت کافی برای بیان دیدگاههایشان داشته باشند. مدیریت گفتوگو، توجه به فضای جلسه، کنترل هیجانها و ایجاد فرصت برابر برای صحبت کردن، بخشی از همین نقش است.
به نقل از aif
“Facilitation is the art of helping a group think together, explore options, and make decisions. A facilitator designs and guides the process so participants can focus on their ideas, relationships, and outcomes.”
«تسهیلگری هنر کمک به یک گروه برای تفکر جمعی، بررسی گزینهها و تصمیمگیری است. یک تسهیلگر فرآیند را طراحی و هدایت میکند تا شرکتکنندگان بتوانند روی ایدهها، روابط و نتایج خود تمرکز کنند.»
تفاوت دقیق تسهیلگری، کوچینگ و آموزش
گاهی این سه مفهوم در کنار هم استفاده میشوند، درحالیکه هدف و نقش متخصص در هرکدام متفاوت است. فدراسیون بینالمللی کوچینگ (ICF) کوچینگ را فرایندی مشارکتی برای برانگیختن توانمندی افراد میداند، درحالیکه تسهیلگری بیشتر به نحوه شکلگیری گفتوگو و تعامل در یک گروه میپردازد. آموزش هم مسیر متفاوتی دارد و انتقال دانش و مهارت، بخش اصلی آن است.
مقایسه این سه رویکرد کمک میکند مرز میان این سه مورد را بهتر ببینیم:
| معیار | تسهیلگری | کوچینگ | آموزش |
| تمرکز اصلی | مدیریت فرایند و تعاملات گروه | رشد فردی یا تیمی و حرکت به سمت اقدام | انتقال دانش و مهارت مشخص |
| میزان انتقال محتوا | محتوای تخصصی ارائه نمیکند و بیشتر فرایند را پیش میبرد | با پرسش و بازتاب، به فرد کمک میکند به بینش برسد | ارائه محتوا و آموزش مستقیم بخش اصلی کار است |
| نقش فرد متخصص | هدایتکننده فرایند و تعاملات | شریک فکری و همراه فرد در مسیر | متخصص موضوع و مدرس |
کاربردها و نقش استراتژیک تسهیلگری در محیطهای کاری
در محیطهای کاری امروز، تصمیمهای مهم معمولاً به یک فرد یا یک واحد محدود نمیشوند. وقتی چند تیم با تخصصها و دیدگاههای متفاوت درگیر یک مسئله هستند، کیفیت گفتوگو مستقیماً روی کیفیت تصمیم اثر میگذارد. تسهیلگری کمک میکند این گفتوگو ساختار پیدا کند و اختلاف نظرها بهجای اینکه مانع پیشرفت شوند، بخشی از فرایند حل مسئله باشند.
اگر بخواهیم دقیقتر ببینیم تسهیلگری چیست و در محیط کار چه کاربردی دارد، میتوانیم چند نقش اصلی آن را در نظر بگیریم:
- همراستا کردن دیدگاهها: وقتی اعضای تیم برداشتهای متفاوتی از یک مسئله دارند، تسهیلگری کمک میکند این تفاوتها مطرح و نقاط مشترک پیدا شوند.
- کمک به تصمیمگیری جمعی: بهجای اینکه تصمیم فقط بر اساس نظر فردی که صدای بلندتری دارد گرفته شود، فرصت مشارکت برای اعضای مختلف فراهم میشود.
- کاهش فاصله میان واحدها: وقتی واحدهای مختلف سازمان هرکدام از زاویه خودشان به یک مسئله نگاه میکنند، گفتوگوی ساختاریافته میتواند فاصله میان آنها را کمتر کند.
- مدیریت اختلاف نظر: هدف تسهیلگری حذف اختلافها نیست. کمک میکند اختلافها به شکلی مطرح شوند که تیم همچنان بتواند درباره مسئله اصلی پیش برود.
- تمرکز دادن به جلسات: یک جلسه خوب فقط به تبادل نظر ختم نمیشود. باید مشخص شود درباره چه چیزی تصمیم گرفتهایم و قدم بعدی چیست.
- ایجاد فضای مشارکت: وقتی افراد احساس کنند دیدگاهشان شنیده میشود، احتمال مشارکت واقعی آنها در بحث بیشتر میشود. آشنایی با مهارتهای مرتبط در دوره انلاین کوچینگ نیز میتواند در تقویت این نوع نگاه و مهارتهای گفتوگویی مفید باشد.
در چنین شرایطی، تسهیلگری بیشتر از آنکه به محتوای تصمیم وابسته باشد، به نحوه رسیدن تیم به آن تصمیم توجه میکند. همین تفاوت باعث میشود بتوان از این مهارت در جلسات تصمیمگیری، حل مسئله، مدیریت اختلافها و همکاری میان تیمها استفاده کرد.
در چارچوب رهبری سازمانی، نقش دقیق تسهیلگری چیست؟
در رهبری تیمهای امروزی، همیشه قرار نیست مدیر پاسخ همه پرسشها را بداند یا برای هر مسئله راهحل آماده داشته باشد.
وقتی اعضای تیم دانش و تجربه تخصصی خودشان را دارند، نقش مدیر بیشتر به هدایت فرایند گفتوگو و تصمیمگیری نزدیک میشود. در این شرایط، اگر بپرسیم تسهیلگری چیست، بخشی از پاسخ به توانایی ایجاد فضایی برمیگردد که افراد بتوانند نظرشان را بیان کنند، با یکدیگر گفتوگو کنند و در تصمیم نهایی سهم داشته باشند.
رهبری تسهیلگرانه به معنای کنار گذاشتن مدیریت یا واگذار کردن کامل تصمیمها به تیم نیست. مدیر همچنان مسئول جهت حرکت تیم است، اما بهجای اینکه همه چیز را خودش تعیین کند، فرایندی میسازد که اعضا بتوانند در آن فکر کنند و به نتیجه برسند.
در عمل، این رویکرد چند تغییر مشخص در رفتار مدیر ایجاد میکند:
- از پاسخ دادن به سؤال پرسیدن: مدیر بهجای اینکه سریع راهحل ارائه کند، سؤالهایی مطرح میکند که تیم را به بررسی دقیقتر مسئله وادار میکند.
- از کنترل محتوا به مدیریت فرایند: لازم نیست مدیر درباره همه جزئیات نظر نهایی داشته باشد؛ مهمتر این است که گفتوگو درست پیش برود و تصمیم بر پایه اطلاعات کافی شکل بگیرد.
- ایجاد فرصت برای شنیده شدن: در جلسه فقط افراد پرحرف یا باتجربهتر نباید تعیینکننده باشند. مدیر باید شرایطی ایجاد کند که دیدگاههای متفاوت هم وارد بحث شوند.
- تقویت تعهد به تصمیم: وقتی اعضای تیم در شکلگیری یک تصمیم مشارکت داشته باشند، معمولاً درک روشنتری از چرایی آن دارند و مسئولیت اجرای آن را جدیتر دنبال میکنند.
موضع نداشتن درباره محتوای بحث به چه معناست؟
یکی از سختترین بخشهای تسهیلگری برای مدیر یا رهبر تیم، این است که بتواند نظر شخصی خودش را از فرایند گفتوگو جدا نگه دارد. ما معمولا وقتی روی یک موضوع تجربه یا تخصص داریم، ناخودآگاه به سمت راهکاری که خودمان درست میدانیم متمایل میشویم؛ اما در نقش تسهیلگر، قرار نیست انتخاب تیم را به سمت گزینه مورد نظر خودمان ببریم.
بیطرفی یعنی اگر تیم بین راهکار «الف» و «ب» تصمیم میگیرد، ما در فرایند بررسی این دو گزینه جانبداری نکنیم. چیزی که برایمان اهمیت دارد، خود نتیجه نیست؛ بلکه این است که هر دو گزینه بهدرستی بررسی شده باشند، اطلاعات لازم در اختیار تیم قرار گرفته باشد و افراد مختلف فرصت بیان نظرشان را داشته باشند.
البته بیطرف بودن به معنای بیتفاوت بودن نیست. ما همچنان مسئول کیفیت فرایند هستیم. اگر بحث از مسیر اصلی خارج شود، یک دیدگاه نادیده گرفته شود یا تصمیمی بدون بررسی کافی شکل بگیرد، باید وارد عمل شویم و فرایند را اصلاح کنیم؛ بدون اینکه پاسخ مورد نظر خودمان را بهجای تیم قرار دهیم.
تکنیکهای کاربردی برای تسهیلگران سازمانی و تیمهای کاری
دانستن اصول تسهیلگری بهتنهایی برای اداره یک جلسه پیچیده کافی نیست. در عمل، باید بتوانیم گفتوگو را مدیریت کنیم؛ بهخصوص زمانی که چند نفر بر بحث مسلط میشوند، موضوع از دستور جلسه فاصله میگیرد یا تیم میان گزینههای مختلف گیر میکند.
اگر بخواهیم بدانیم تسهیلگری چیست، بخشی از پاسخ را باید در همین تکنیکهای عملی جستوجو کنیم؛ روشهایی که به جلسه ساختار میدهند، بدون اینکه مشارکت افراد را محدود کنند.
· بارش فکری خاموش برای خنثیسازی صدای غالب
در بارش فکری خاموش، پیش از شروع بحث شفاهی، از اعضای تیم میخواهیم ایدهها و پیشنهادهای خود را بهصورت مکتوب ثبت کنند.
این کار باعث میشود ایدهها پیش از آنکه تحت تأثیر نظر مدیر یا افراد پرحرف قرار بگیرند، فرصت مطرح شدن داشته باشند. در نتیجه، افراد کمحرفتر یا کسانی که ترجیح میدهند ابتدا فکر کنند، مشارکت بیشتری در فرایند ایدهپردازی خواهند داشت.
· مهار انحراف از مسیر با تکنیک پارکینگ
در یک جلسه ممکن است موضوعات جالبی مطرح شوند که ارتباط مستقیمی با دستور جلسه ندارند. بهجای اینکه همان لحظه وارد بحثشان شویم یا آنها را نادیده بگیریم، میتوانیم این موارد را در بخشی با عنوان «پارکینگ ایدهها» ثبت کنیم.
موضوعات در این فهرست باقی میمانند تا در زمان مناسب بررسی شوند. به این شکل، هم تمرکز جلسه حفظ میشود و هم مشارکتکنندگان میبینند که نکتهای که مطرح کردهاند نادیده گرفته نشده است.
· رأیگیری نقطهای برای اولویتبندی سریع
وقتی تعداد ایدهها زیاد است، بحث درباره تکتک آنها میتواند زمان زیادی بگیرد. در رأیگیری نقطهای، به هر عضو چند رأی محدود داده میشود تا آنها را به گزینههایی اختصاص دهد که از نظر او اولویت بیشتری دارند. برای مثال، هر فرد میتواند سه رأی خود را میان ایدههای موجود تقسیم کند. نتیجه بهسرعت نشان میدهد کدام گزینهها بیشترین حمایت را دارند و ارزش بررسی عمیقتر را پیدا میکنند.
· تایمباکسینگ و مدیریت انرژی شناختی
وقتی یک بحث بیشازحد طولانی میشود، کیفیت توجه و مشارکت افراد هم معمولاً افت میکند. در تایمباکسینگ، برای هر بخش از جلسه زمان مشخصی تعیین میکنیم؛ مثلاً ۵ دقیقه برای تعریف مسئله، ۱۰ دقیقه برای تولید ایده و ۱۵ دقیقه برای بررسی گزینهها.
با پایان زمان، تیم باید به مرحله بعد برود یا مشخص کند که این موضوع به زمان جداگانهای نیاز دارد. این روش از گرفتار شدن جلسه در یک بحث طولانی جلوگیری میکند و ریتم کار را حفظ میکند.
چه کسانی باید تسهیلگری یاد بگیرند؟
پاسخ به این سؤال، برخلاف تصور رایج، محدود به مدرسان یا برگزارکنندگان ورکشاپ نیست. تسهیلگری چیست وقتی از زاویه کاربرد در نظر گرفته میشود؟ مهارتی است که هر کسی در موقعیت هدایتِ یک گفتگوی گروهی قرار میگیرد، از آن بهره میبرد؛ چه آن گفتگو یک جلسه تصمیمگیری باشد، چه یک نشست تیمی ساده.
مدیران میانی معمولاً بیشترین نیاز را به این مهارت دارند. آنها روزانه بین چند نفر با دیدگاههای متفاوت قرار میگیرند و باید بدون تحمیل نظر خود، مسیر گفتگو را به سمت تصمیم مشترک هدایت کنند. کارشناسان منابع انسانی نیز در جلسات ارزیابی، حل تعارض و طراحی فرآیندهای مشارکتی به همین توانایی وابستهاند.
کارآفرینان از زاویه دیگری به این مهارت نیاز دارند؛ در مراحل اولیه رشد یک کسبوکار، تصمیمهای کلیدی اغلب گروهی گرفته میشوند و کیفیت آن تصمیمها به کیفیت فرآیند گفتگو گره خورده است.
کوچها جایگاه متفاوتی دارند. تسهیلگری برای آنها نه یک مهارت جانبی، بلکه بخشی از زبان حرفهایشان است؛ توانایی نگهداشتن فضای گفتگو بدون جهتدهی به محتوا، دقیقاً همان اصلی است که در کوچینگ حرفهای هم رعایت میشود.
نتیجهگیری
تسهیلگری فقط یک مهارت جانبی نیست، بلکه ضرورت بقای تیمهای امروزی است. باور به اینکه مدیر باید همهچیزدان باشد، توهمی است که سازمانها را به بنبست میکشاند. تسهیلگری با تمرکز بر فرایند گفتوگو، تیم را از چرخه باطل ایدههای فردی نجات میدهد.
